Datenschutzerklärung für GPTalk der Universität Hohenheim

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von GPTalk.

1. Verantwortliche Stelle

Universität Hohenheim
70593 Stuttgart
Telefon: +49 711 459 0
E-Mail: post@uni-hohenheim.de
Internet: www.uni-hohenheim.de

Die Universität Hohenheim ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird gesetzlich vertreten durch die Rektorin oder den Rektor.

Datenschutzbeauftragter der Universität Hohenheim:
Informationen und Kontakt:
www.uni-hohenheim.de/datenschutzbeauftragter
E-Mail: dsb@uni-hohenheim.de

2. Erhobene Daten und Zweck der Verarbeitung

GPTalk ist eine KI-gestützte Plattform, die allen Universitätsangehörigen der Universität Hohenheim einen unkomplizierten Zugang zu generativer Künstlicher Intelligenz (KI) bietet. Ziel ist es, die Integration von KI in Arbeits-, Lehr- und Forschungsprozesse zu fördern sowie einen Raum für Austausch, Reflexion und Zusammenarbeit zu schaffen.

Die Plattform ermöglicht den Zugriff auf verschiedene KI-Modelle, darunter OpenAI (ChatGPT) und Open-Source-Modelle der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG).

2.1 Zugriffsdaten / Server-Log-Files

Beim Zugriff auf GPTalk verarbeitet der Webserver der Universität Hohenheim folgende Daten:

Browsertyp und -sprache
Verwendetes Betriebssystem
Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
Übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus

Die Erfassung und Speicherung dieser Daten dient der Systemsicherheit und der Bereitstellung des Dienstes und werden nach 8 Tagen automatisch gelöscht.

2.2 Authentifizierung und Zugriffskontrolle

Die Anmeldung erfolgt über die zentrale Hohenheimer Benutzerkennung. Die Zugangsdaten werden ausschließlich zur Authentifizierungsprüfung verwendet und nicht gespeichert.

2.3 Speicherung von Chatverläufen

GPTalk 2 ermöglicht die Speicherung von Einzel- und Gruppenchats zur Unterstützung kontinuierlicher Nutzung und kollaborativer Arbeitsprozesse. Die Chatverlaufsdaten werden ausschließlich auf Servern der Universität Hohenheim gespeichert.

Zweck der Speicherung: Verbesserung der Nutzbarkeit, Wiederaufnahme von Unterhaltungen, Zusammenarbeit in Gruppenräumen und Dokumentation von Arbeitsprozessen.
Gespeicherte personenbezogene Daten: Nutzerkennung, Name, E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeit (z. B. Studierender, Mitarbeitender), Zeitstempel der Nachrichten, sowie Metadaten (z. B. gewähltes Modell, Systemprompts). Die Inhalte der Chats (Prompts & Antworten) werden verschlüsselt gespeichert und sind für den Serverbetreiber nicht lesbar.
Zugriffsrechte: Nur autorisierte Nutzer*innen haben Zugriff auf eigene Einzelchats und Gruppenräume, denen sie angehören. Die Autorisierung erfolgt über einen privaten Schlüssel, der ausschließlich lokal auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert ist.
Löschung: Nutzer*innen können ihre gespeicherten Einzel- und Gruppenchats selbstständig löschen.

2.4 Hochgeladene Dateien

GPTalk ermöglicht den Upload von Dateien zur KI-gestützten Verarbeitung. Unterstützt werden:

Bilder: jpg, jpeg, png
Dokumente: pdf, doc, docx, pptx, txt, md, csv, xlsx, xls
Code: js, mjs, jsx, ts, tsx, css, json, yml, yaml, xml, php, py, sh, sql

Maximale Dateigröße: 10 MB.

Speicherort: Hochgeladene Dateien werden ausschließlich auf Servern der Universität Hohenheim gespeichert.
Verarbeitung: Dokumente werden je nach Dateiformat durch die GWDG konvertiert. Dabei gelten die Datenschutzbestimmungen der GWDG; Inhalte werden bei der GWDG nicht gespeichert.
Speicherdauer: Hochgeladene Dateien werden nach spätestens einem Monat automatisch gelöscht.
Zweckbindung: Die Dateien werden ausschließlich im Rahmen der eigenen Nutzung verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.

3. Nutzung externer KI-Dienste über GPTalk

GPTalk ermöglicht den Zugriff auf KI-Sprachmodelle von externen Anbietern. Dabei gelten je nach Anbieter unterschiedliche Rahmenbedingungen:

3.1 Keine Weitergabe personenbezogener Daten

Es werden keine IP-Adressen oder Benutzerkennungen an externe Anbieter übermittelt.

3.2 Nutzung von GWDG-Modellen (Open Source)

Die Verarbeitung erfolgt auf Servern der GWDG.
Inhalte (Prompts und Antworten) werden nicht gespeichert.
Es werden ausschließlich Zeitpunkt und Länge der Anfrage/Ausgabe für Abrechnungszwecke erfasst – ohne inhaltlichen Bezug.

3.3 Nutzung von ChatGPT-Modellen (OpenAI)

Inhalte der Anfragen (Prompts und Antworten) werden für maximal 30 Tage von OpenAI außerhalb der EU gespeichert, ausschließlich zur Erkennung und Vermeidung von Missbrauch.
Danach erfolgt die automatische Löschung der Daten.
Die Inhalte werden nicht für Trainingszwecke verwendet.

3.4 Nutzung von Claude-Modellen (Anthropic)

Inhalte der Anfragen (Prompts und Antworten) werden für maximal 30 Tage von Anthropic außerhalb der EU gespeichert, ausschließlich zur Erkennung und Vermeidung von Missbrauch.
Danach erfolgt die automatische Löschung der Daten.
Die Inhalte werden nicht für Trainingszwecke verwendet.

3.5 Websuche (GPT 4.1 / GPT 5.4 mini)

GPTalk bietet eine Websuchfunktion auf Basis der OpenAI-Modelle GPT 4.1 und GPT 5.4 mini.
Bei aktivierter Websuche werden Anfragen zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt. Es gelten dieselben Bedingungen wie unter 3.3 (max. 30 Tage Speicherung, keine Nutzung für Trainingszwecke).
Es werden keine IP-Adressen oder Benutzerkennungen übermittelt.

4. Verwendung von Cookies

GPTalk verwendet technisch notwendige Session-Cookies. Diese werden beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht.

5. Ihre Rechte als Nutzer*in

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Einsicht in die über Sie gespeicherten Daten
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur fehlerhafter Daten
Löschung (Art. 17 DSGVO) – Löschung personenbezogener Daten unter bestimmten Voraussetzungen
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an das KIM der Universität Hohenheim: gptalk@uni-hohenheim.de

6. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, z. B. bei rechtlichen Änderungen oder technischen Weiterentwicklungen.

Letzte Aktualisierung: April 2025

7. Kontakt

Bei technischen oder inhaltlichen Fragen wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: gptalk@uni-hohenheim.de